Scrambler Therapy Data Manager (STDM)

Avvertenze

Questo software è molto potente, ma è stato pensato per essere utilizzato con la massima facilità anche da persone non particolarmente esperte, per questo motivo molte funzionalità sono completamente automatizzate.

Privacy e sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è garantita localmente dall’archiviazione crittografata e dalla possibilità di utilizzare una password per accedere alle funzioni del programma. I dati inviati all’ Hub di ST-NET oltre ad essere crittografati sono privi di tutti i dati personali del paziente, inclusi recapiti, mail, numeri telefonici. All’apertura della scheda paziente viene generato un codice univoco che sostituisce la sua identità reale. Solo il Centro che ha aperto la scheda può associare questo codice all’identità reale del paziente. I dati inviati alla rete ST-NET riguardano esclusivamente le cartelle gestite da ST-NET. Nessun altro tipo di dato appartenente al sistema dove viene eseguito il software (incluse le informazioni rese disponibili dal sistema operativo), viene analizzato od inviato in rete.

Condivisione dei dati in una rete privata

Se è stato scaricato anche il modulo STDM-Sync è possibile creare con estrema facilità una rete privata che condivide il database tra più computer che accedono ad una stessa cartella ftp creata allo scopo. La cartella può essere creata su una rete pubblica o privata.

Pannello di controllo

L’interfaccia di lavoro di STDM si basa su un pannello di controllo che racchiude e permette di utilizzare facilmente tutte le funzioni necessarie alla gestione della cartella clinica, della rete, ed altre funzioni di utilità. Partendo dall’alto si nota subito la barra degli strumenti, che permette di accedere con un solo click ai comandi utilizzati più di frequente. Immediatamente sotto è visibile la casella che permette di effettuare la ricerca di una scheda paziente inserendo il suo cognome o parte di esso, ed un calendario per facilitare il rilascio di appuntamenti. Le due finestre contrassegnate come “Lista Attivi” e “Lista conclusi” mostrano immediatamente le schede dei pazienti in trattamento (evidenziati in giallo) e quelle dei pazienti che hanno concluso il ciclo di terapia (evidenziati in blu). Un click sul nome del paziente apre immediatamente nella finestra di Anteprima un report che evidenzia i dati principali del trattamento. Un doppio click apre direttamente la scheda se non si vuole utilizzare l’apposito comando (i nomi visibili nell’esempio sono inventati). L’anteprima contiene informazioni e suggerimenti importanti forniti automaticamente dal software quando è stata creata la scheda, e può essere stampata cliccando sull’icona di stampa della barra degli strumenti. Il passaggio della scheda dalla lista attivi a quella conclusi avviene automaticamente in base ai dati inseriti nella cartella clinica. Infine l’area rimanente è quella che permette di monitorare lo stato delle connessioni di rete, e se è in attività il database o quello condiviso nel caso sia stata installata anche una rete privata. E’ importante sottolineare che l’impegno delle risorse del computer è minimo. La rete viene connessa solo quando è necessario, e viene immediatamente rilasciata al termine delle operazioni che tipicamente durano pochi secondi. I file sono molto leggeri, e tipicamente pesano meno di 0,003 MB. Questo consente tempi di trasmissione rapidissimi ed un limitatissimo consumo di memoria nel disco rigido.

Cartella Clinica e protezione dati della ricerca

Per creare una cartella clinica cliccare su “Nuova Scheda”. La voce è disponibile nella barra dei menù o nel menù “File”. La scheda paziente è divisa in 5 Aree di lavoro che selezionano cliccando sul relativo pulsante di selezione scheda sotto la barra dei menù. “Avvertenze e suggerimenti" mostra in chiaro una serie di informazioni contestuali ai dati che inserite, aiutandovi a ricordare eventuali criticità. Dati che richiedono attenzione sono evidenziati dal lampeggiare dell’etichetta “Avvertenze e suggerimenti” in giallo, dati considerati rischiosi commutano il lampeggiamento in rosso. Per scopi di ricerca o per generare una cartella clinica più completa è possibile utilizzare anche tools come Brief Pain Inventory” , Pain Detect, DN4 cliccando sull’apposito pulsante.

Protezione dati della ricerca
Se si desidera che i dati clinici di una ricerca in corso non vengano fatti affluire per un determinato periodo di tempo (max. 5 anni) nel database internazionale, è sufficiente spuntare la casella evidenziata in giallo “Arruolato in studio clinico”. Fatto questo si abiliterà la casella accanto che permette di impostare per quanti mesi (da 0 a 60) questi dati devono rimanere riservati e separati dal database comune. In questo modo l’algoritmo che gestisce l’Hub provvederà automaticamente al congelamento dei dati per il tempo indicato.

Inserimento Dati giornalieri

Selezionando “Dati terapia” è possibile inserire i dati del trattamento giornaliero. Il numero progressivo viene aggiornato automaticamente, ma è possibile vedere gli inserimenti precedenti utilizzando gli appositi pulsanti di navigazione. Per velocizzare l’inserimento ed evitare errori, l’intensità di dolore valutata su scala numerica tra 0 e 10 si imposta muovendo lo slider relativo. NR indica il mancato inserimento. I dati obbligatori sono quelli dell’area di sinistra. I dati facoltativi suddivisi in aree sono quelli di destra. La descrizione di ogni area facoltativa può essere personalizzata scrivendo la descrizione personalizzata nel campo relativo. Ad esempio al posto di “Dolore Area 1” è possibile scrivere qualsiasi altra descrizione più significativa. Ogni volta che si cambia la descrizione, viene riproposta di default negli inserimenti successivi, ma può essere nuovamente modificata con la stessa semplicità.

Esportazione rapida singola scheda

L’esportazione è immediata, ma occorre tenere presente che il programma che verrà aperto è quello collegato dal sistema operativo all’estensione del file in uso, ad esclusione di quando è impostato Excel originale, poiché in questo caso il foglio di Excel è costruito direttamente dal programma senza utilizzo di file di collegamento. Quando si seleziona l’icona di Word viene creato un file di esportazione .rtf, che normalmente è associato a Word. Tuttavia è possibile cambiare da Windows questa associazione, quindi si aprirà sempre il programma che Windows riconosce come associato all’estensione .rtf. Quando si seleziona l’icona di Notepad viene creato un file di esportazione .txt che normalmente è associato al Blocco Note. Quando si seleziona l’icona di Excel viene creato direttamente un foglio di Excel, ma è necessario che nel computer sia installato Excel originale. Se questo non accade, o se la versione non è compatibile, il software rileva l’errore e commuta automaticamente il Setup su Excel compatibile, generando un file .csv. I file con questa estensione si possono leggere con qualsiasi software compatibile con Excel. Il Pulsante "Genera grafico" permette di realizzare immediatamente un grafico che mostra l’andamento della terapia dall’inizio sino all’ultimo trattamento effettuato. Il grafico può mostrare separatamente sia i dati obbligatori che quelli opzionali divise per aree se sono stati inseriti.

Cliccando su "Analisi automatica" un algoritmo analizza i dati del  trattamento ed evidenzia i principali parametri di controllo, indicando la percentuale di scostamento dai valori normali. Scostamenti significativi o anomalie di particolare gravità vengono evidenziati immediatamente.

Dati Uscita

 La compilazione di questi dati commuta automaticamente lo stato della scheda da attiva a conclusa, quindi successivamente sarà visibile solo nella lista dei file conclusi. Anche in questo caso è possibile compilare in maniera facoltativa il  Brief Pain Inventory, Pain Detect, DN4 cliccando sull’apposito pulsante.

Follow Up

 La scheda prevede 3 follow up che possono essere compilati alle scadenze prescelte, tipicamente di 1, 2 e 3 mesi dalla fine del ciclo di trattamento. I valori di Pain Relief sono calcolati automaticamente. E’ possibile compilare anche Brief Pain Inventory, Pain Detect, DN4  separatamente per ogni follow up cliccando sull’apposito pulsante.

Dati visivi

Per ogni giorno di trattamento è possibile memorizzare la localizzazione delle coppie di elettrodi, che sono numerate da 1 a 5. Per posizionare un elettrodo sulla mappa dermatometrica effettuate un singolo click su quello che volete muovere, senza mantenere il pulsante del mouse premuto. L’elettrodo da spostare diventa di colore verde, posizionatelo dove necessario e cliccate nuovamente per fissarlo. Ripete la stessa procedura per ogni elettrodi che desiderate posizionare. I pulsanti di navigazione hanno funzione analoga a quelli della scheda di inserimento dei dati numerici dell’intensità di dolore.

Altri comandi di utilità

Esportazione Database

Questa funzione è particolarmente utile per i ricercatori clinici. Nel menù “File” cliccare sulla voce “Esporta database” per aprire la finestra di esportazione. E’ possibile selezionare dei filtri per esportare solo le schede che corrispondono alle caratteristiche desiderate. L’analisi viene effettuate su tutte le schede concluse presenti in archivio. Il file generato può essere scelto tra .csv o .txt, ambedue formati standard generalmente compatibili con qualsiasi software commerciale.

Gestione archivio

La particolare struttura dei file e della necessità di sincronizzazione viene gestita agevolmente con le funzioni di Backup/Storicizzazione/Importazione. I nomi dei file sono variabili e per questo motivo non utilizzare le funzioni interne del software per la manutenzione degli archivi può generare errore perdita di dati. Viceversa l’utilizzo di queste funzioni assicura che non ci siano duplicati della stessa scheda, e che la versione presente nell’archivio sia sempre quella più recente.

Backup

Il comando di Backup esporta tutto l’archivio nella posizione desiderata (altra cartella del disco rigido, penna USB ecc.). I backUp vengono numerati progressivamente.

Storicizzazione

Il comando di storicizzazione trasferisce in un archivio separato le schede che superano il limite cronologico impostato nell’apposita finestra.

Importa archivio da….

Permette di recuperare le schede dal Backup o dall’Archivio Storico, tuttavia durante l’importazione viene controllato che una versione più recente non sia già presente nell’archivio locale. Se si verifica questa condizione, la scheda meno recente non viene importata. Se una scheda non presente o più recente di quella presente nell’archivio locale è identificata nel processo di importazione, viene copiata nell’ archivio locale.

Analisi

Il menù “Analisi” sulla barra degli strumenti vi permette di visualizzare il grafico della una scheda selezionata sulla Lista Attivi o sulla Lista Conclusi, ma senza aprirla. E’ inoltre presente il pulsante “Dati soddisfazione”. Questo pulsante apre una finestra dove sono elencati in forma grafica e numerica diversi parametri che stabiliscono il grado di soddisfazione del paziente.

Stampa dei documenti

Questo software è pensate per una gestione completamente digitale dei documenti, ma in alcuni casi può essere necessaria la stampa su supporto cartaceo. Il menù “Report” nella barra degli strumenti permette di stampare l’anteprima che contiene i dati essenziali della scheda paziente. Le informazioni complete contenute in ogni scheda paziente sono molteplici. Per stamparle è necessario esportare la scheda con gli appositi comandi presenti nel menù File od in quelli della scheda paziente scegliendo il formato preferito. Successivamente sarà possibile selezionare solo le informazioni che necessitano, formattarle secondo le proprie necessità, e stamparle con i comandi del software che ha aperto la scheda al suo interno.